Subsidie Opschaling verduurzaamde PPS in het beroepsonderwijs

Subsidiabele kosten zijn de redelijke kosten die een partij voor eigen rekening en risico neemt en direct verbonden zijn met de niet-economische activiteiten die bijdragen aan een betere aansluiting van het onderwijs op de behoefte van de arbeidsmarkt. Zie Subsidiespelregels EZK - Subsidiabele Kosten (rvo.nl) voor meer informatie.

Als het goed is zijn alle kosten in de begroting die u heeft ingestuurd, subsidiabele kosten. Controleer dit als u twijfelt. Bekijk ook de beschrijvingen van de subsidiabele kosten en niet-subsidiabele kosten. Voorkom dat u de de kosten en de financiering door elkaar haalt. Aan de ene kant zijn er de kosten. Aan de andere kant is er de financiering van die kosten. Eén van de financieringsbronnen is de subsidie. Maar die dekt niet alle subsidiabele kosten. Vaak heeft u ook nog een eigen aandeel, dit is het deel van de kosten wat u zelf financiert. Zie het voorbeeld bij de vraag

Bekijk het rekenvoorbeeld van de kosten.  

In deze Opschalingsregeling betekent cofinanciering iets anders dan u waarschijnlijk gewend bent. In de context van deze regeling bedoelen we met cofinanciering de (netto) private cofinanciering: de in natura (netto) bijdrage van private partners plus de private cash die zij betalen aan publieke partijen.  De term cofinanciering moet niet verward worden met het ‘eigen aandeel’ (soms ‘eigen bijdrage’ genoemd). Het eigen aandeel is het deel van de subsidiabele kosten waarvoor geen dekking is vanuit de som van opschalingssubsidie, eventuele andere subsidies en de private cash. Het eigen aandeel is het deel van de subsidiabele kosten wat de partij zelf moet bijdragen. Zie ook het rekenvoorbeeld.

In andere regelingen die PPS-ontwikkeling ondersteunen, zoals het Regionaal investeringsfonds mbo, wordt onderscheid gemaakt tussen subsidie ontvangen vanuit de regeling enerzijds en cofinanciering anderzijds. In dergelijke regelingen (zoals het RIF) kan die cofinanciering komen van

• (a) private partners zoals arbeidsorganisaties en/of georganiseerd bedrijfsleven en/of O&O fondsen (samen de ‘private cofinanciering’); en
• (b) van publieke partners zoals onderwijs- en kennisinstellingen en regionale overheden (samen de ‘publieke cofinanciering’). 

In de context van deze regeling maken we ook onderscheid tussen enerzijds subsidie (ontvangen vanuit de opschalingsregeling) en anderzijds overige financiering. Die overige financiering kan bestaan uit:

• a. ‘private cofinanciering’, dat wil zeggen de cash bijdragen van private partners;
• b. het ‘eigen aandeel’ in de eigen kosten van subsidieontvangers;
• c. subsidies van bijvoorbeeld regionale overheden of vanuit andere regelingen zoals RIF: zogeheten ‘stapeling’ van subsidies. 
   

Een PPS bestaat uit meerdere subsidieaanvragers (en bij deze regeling ook uit niet-subsidieontvangers). De penvoerder is één van de subsidieaanvragers in de PPS. De subsidieaanvragers wijzen uit hun midden een penvoerder aan. De penvoerder communiceert met RVO. De penvoerder heeft de aanvraag ingediend. Zodra de subsidie is verleend, spreken we niet meer van subsidieaanvragers maar van subsidieontvangers. Hiervoor geldt hetzelfde. De penvoerder is één van de subsidieontvangers. Maar heeft een speciale rol: de penvoerder communiceert met RVO:, voert de voortgangsrapportage in, voert eventueel een wijzigingsverzoek in, et cetera. De andere subsidieontvangers leveren daarvoor hun informatie aan bij de penvoerder.
 

Rapportage per actielijn (1,2,3 etc) is voldoende, en dan ingedeeld in loonkosten, kosten derden, materialen, apparatuur. Houd er rekening mee dat u dan ook op dit niveau afwijkingen van meer dan 25 procent meteen moet melden via een wijzigingsverzoek. Zie ook de subsidiespelregels, onderdeel verplichtingen 'Algemene verplichtingen voor subsidieontvangers'. 

Partijen die geen subsidie ontvangen, houden de urenadministratie bij. Op die manier toont de PPS aan dat de prestatie geleverd is. 

Hiervoor kiest u uw eigen manier, die het beste bij uw eigen organisatie en samenwerkingsverband past. Als de manier van RIF u past, is dat prima.

Met cofinanciering bedoelen we bij deze subsidieregeling de kosten van partijen die geen subsidie ontvangen (let op dat u dit niet verwart met het eigen aandeel, zie daarvoor de definities). De cofinanciering maakt onderdeel uit van de prestatie waarvoor het samenwerkingsverband subsidie krijgt. Het is dus een KPI waarover u rapporteert via onder andere de monitoring bij Katapult en de verantwoording bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Katapult en RVO gaan er vanzelfsprekend vanuit dat u vragen hierover naar waarheid invult. Wel kan het zijn dat – als onderdeel van de tussenevaluatie op programmaniveau - steekproefsgewijs onderzoek wordt gedaan naar de gekozen methodiek om bijvoorbeeld uren te registreren. Het is derhalve van belang om dergelijke processen adequaat in te richten zodat de gerapporteerde informatie transparant en navolgbaar is. U bent vrij om hierin zelf ontwerpkeuzes te maken, die bijvoorbeeld lijken op keuzes die in het kader van de RIF-regeling zijn gemaakt. Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat gebruikt deze informatie vervolgens voor beslissingen over vervolgfinanciering.

Het vaste-kosten-tarief van € 80 is een vast bedrag, zonder indexatie. Er blijkt een misverstand te zijn over de kostensystematieken. De private cofinanciers moeten deze vaste-kosten-systematiek gebruiken. De subsidieontvangers hebben bij hun aanvraag mogen kiezen tussen de drie kostensystematieken van het EZK-kaderbesluit. 
 

Nee, dat is inkoop en valt onder ‘kosten derden’. En als u aanbestedingsplichtig bent, moet u de aanbestedingsregels volgen. 

Nee, dit kan niet. Als meerdere rechtspersonen met elkaar in een groep zijn verbonden kunnen de  loonkosten van één van die rechtspersonen niet als eigen loonkosten van een van de andere rechtspersonen uit diezelfde groep voor subsidie in aanmerking komen.

Een subsidie wordt verstrekt aan een natuurlijke persoon, rechtspersoon of vennootschap die voor eigen rekening en risico activiteiten uitvoert. Dit volgt uit artikel 3, eerste lid, Kaderbesluit nationale EZK- en LNV-subsidies. Dit heeft tot gevolg dat alleen kosten, die de rechtspersoon zelf maakt, voor subsidie in aanmerking komt.  Als er meerdere rechtspersonen in een groep zijn verbonden, kan iedere rechtspersoon uit de groep alleen voor zijn eigen kosten subsidie aanvragen en ontvangen. 
Onder eigen kosten wordt in dit geval verstaan, loonkosten, kosten derden (inhuurkosten) of materiaalkosten. De kosten van personen die niet op de loonlijst staan van een rechtspersoon en ook niet voor zijn rekening door hem worden ingehuurd van bijvoorbeeld een andere rechtspersoon in de groep of van een andere partij kunnen niet als eigen kosten kwalificeren. 

In de begroting die u bij de aanvraag heeft aangeleverd staan mensen die bij u in dienst zijn onder loonkosten. Ingehuurd personeel staan onder kosten derden. Als dat niet correct is opgegeven in de begroting ontstaan er knelpunten bij de vaststelling en verantwoording van de subsidie. We adviseren in geval u hierover vragen heeft contact op te nemen met uw accountant. 

Loonkosten zijn de kosten van mensen die bij u in dienst zijn. Als u kiest voor de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek, dan gaat het om directe loonkosten. Dit zijn de bruto loonkosten, vermeerderd met de werkgeverslasten, de kosten van de secundaire arbeidsvoorwaarden, emolumenten en uitkering na ontslag. Dit volgt uit de toelichting bij artikel 13, eerste lid, Kaderbesluit EZ-subsidies van 21 november 2008,  Stb 2008, 499.

nee, strategieontwikkeling en branding zijn economische activiteiten. Economische activiteiten zijn niet subsidiabel. Bekijk ook de beschrijvingen van de subsidiabele kosten en niet-subsidiabele kosten.

In het RVO-portaal krijgt de penvoerder precies een jaar na de startdatum een taak om de voortgangsrapportage in te vullen. De vragen daarvan sluiten aan op wat er in de regeling gevraagd wordt. Over de financiën hoeft u in de voortgangsrapportage niet gedetailleerd te rapporteren, maar wel op hoofdlijnen. RVO gaat ervanuit dat u uw projectplan uitvoert zoals gepland, en voor essentiële wijzigingen goedkeuring aanvraagt. 

Daarnaast heeft Katapult de PPS’en een monitoringrapportageformat gestuurd waarin jaarlijks wordt gevraagd aan te geven hoe de begrote bijdragen van de partners zich verhoudt tot de realisatie ervan (uitgesplitst naar publieke en private partners, subsidies etc.) en hoe die bijdragen zijn verdeeld over de verschillende actielijnen en uitgevoerde activiteiten.

Begrippenlijst

1. De subsidiabele activiteiten zijn volgens de regeling: activiteiten die bijdragen aan een betere aansluiting van het onderwijs op de behoefte van de arbeidsmarkt door middel van of door in te zetten op: Wij noemen dit ook wel actielijnen of programmalijnen. In artikel 3.29.2 lid 1 a t/m e, zijn 5 actielijnen opgenomen: 
   - Versterking van ketens en ecosystemen.
   - Talentontwikkeling van aankomende en huidige werknemers.
   - Een leven lang leren voor werknemers en werkzoekenden.
   - Innovatie van de beroepspraktijk.
   - Een contextrijke infrastructuur.
2. Het gebruik van de termen "actielijn", "programmalijn" en werkpakket” is synoniem. Let op: deze bewoordingen komen uit de praktijk. Ze worden niet genoemd in de regeling. 
3. Onder de actielijnen of programmalijn zijn specifieke acties opgenomen, die worden aangeduid als activiteiten of sub-programmalijnen. Bijvoorbeeld, bij programmalijn 1 worden sub-programmalijnen genummerd als 1.1, 1.2 en 1.3.
4. Kostenposten: Loonkosten, materiaalkosten, apparatuurkosten, kosten derden;
5. Projectperiode: is de totale periode waarin het project wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld: startdatum project 1-9-2023 einddatum 31-08-2027 = projectperiode is 4 jaar. 
6. Projectkosten: de kosten voor de hele projectperiode. 
7. Programmaniveau/ aanvraagniveau (Katapult) is een synoniem van project- of zaakniveau (RVO): Alle kosten van alle deelnemers over de gehele projectperiode. 

Wijzigingen

Essentiële wijzigingen meldt u vooraf via een wijzigingsverzoek. De volgende wijzigingen zijn essentiële wijzigingen:

• Het project heeft vertraging.
• Het project wijzigt inhoudelijk.
• Een deelnemer heeft surseance van betaling, faillissement of een schuldsaneringsregeling aangevraagd. 
• Eén of meerdere deelnemers gaan niet, niet tijdig of niet helemaal aan een verplichting voldoen.
• Per deelnemer: een kostenpost (loonkosten, materiaalkosten, apparatuurkosten, kosten derden) wijzigt meer dan 25% in een jaar ten opzichte van de begrote kostenpost in dat jaar van die deelnemer (dit geldt alleen voor deelnemers die meer dan € 125.000 subsidie ontvangen).
• Per deelnemer: de totale projectkosten wijzigen meer dan 25% per jaar (dit geldt alleen voor deelnemers die meer dan € 125.000 subsidie ontvangen).

RVO beoordeelt vervolgens uw wijzigingsverzoek. U krijgt een brief met een beslissing over de wijziging. 

Extra toelichting met voorbeelden

Voorbeeld 1: deelnemer X wil bepaalde loonkosten naar kosten derden wijzigen in jaar 2

De loonkosten van deelnemer X in jaar 2 bedragen € 1.231.952. De kosten derden in jaar 2 bedragen € 496.475. Deelnemer X mag dus maximaal 25% van € 1.231.952 loonkosten van jaar 2 verschuiven naar andere posten van jaar 2 zonder dat een melding nodig is. Dat is € 307.988 die deelnemer X naar kosten derden zou kunnen verplaatsen. Echter, kosten derden heeft ook een limiet van 25% (in dit geval omhoog). Deelnemer X mag bij kosten derden maximaal € 124.119 verschuiven zonder melding. Dat limiteert hoeveel je aan loonkosten kunt schuiven zonder melding. Dus deelnemer X mag voor jaar 2 maximaal € 124.119 verschuiven van loonkosten naar kosten derden, zonder melding te hoeven doen. Als de deelnemer meer kosten wil verschuiven, moet deze deelnemer dit wijzigingsverzoek via de penvoerder indienen als een wijzigingsverzoek.

Voorbeeld 2: deelnemer X wil bepaalde loonkosten naar deelnemer Y schuiven in jaar 2

De loonkosten van deelnemer X in jaar 2 bedragen € 1.231.952. De loonkosten van deelnemer Y in jaar 2 bedragen € 400.000. Deelnemer X mag analoog aan voorbeeld 1 dus maximaal 25% van de laagste kostenpost, 25% van € 400.000 = € 100.000 loonkosten van jaar 2 verschuiven naar loonkosten van deelnemer Y in jaar 2 zonder dat een melding nodig is. Overigens: als dit ook een inhoudelijke wijziging is, moet het wel gemeld worden, want inhoudelijke wijzigingen zijn altijd essentiële wijzigingen.

Voorbeeld 3: deelnemer dient een vaststellingsverzoek in met begrotingswijzigingen

Deelnemer X heeft in totaal voor het project € 4.885.205 euro
loonkosten en € 2.306.012 kosten derden begroot. Bij het vaststellingsverzoek mogen loonkosten maximaal 25% verschoven zijn zonder dat het RVO gemeld is, dus € 1.221.301. Bij kosten derden mag € 576.503 verschoven zijn zonder melding). Deelnemer X mag dus maximaal € 576.503 euro van loon naar derden (of andersom) schuiven in het vaststellingsverzoek, zonder melding. Omdat we in de vaststellingsfase zitten, worden grotere verschuivingen dan deze 25% afgetopt naar die 25% verschuiving. Dus als bijvoorbeeld deelnemer X € 600.000 van loonkosten naar kosten derden schuift bij vaststelling, dan zit deze op 26,02% verschuiving (berekend op de kosten derden). De maximale verschuiving is dan € 576.503, en we schrappen de kosten ter waarde van € 600.000 - €576.503 = € 23.497 euro omdat niet aan de verplichting is voldaan om tijdig te melden. Als deze wijziging vooraf gemeld wordt via een wijzigingsverzoek, dan kan RVO besluiten deze wijziging wel toe te staan. Doe dit wijzigingsverzoek als het project nog loopt en voordat de deelnemer de 25% verschuiving overschrijdt. 

De subsidie is verleend en kan niet hoger worden, dus een wijziging van de kostensystematiek heeft geen effect. 

Zie Algemene verplichtingen voor subsidieontvangers, daar is met voorbeelden en in detail uitgelegd wat essentiële wijzigingen zijn waarvoor u toestemming moet vragen. De penvoerder geeft de wijziging door in het aanvraagportaal op de webpagina Opschaling verduurzaamde PPS in het beroepsonderwijs met de knop ‘Aanvraag beheren’. 

Gaat deze partner activiteiten van een andere partij overnemen voor meer dan 25 procent van de begroting, en moet de nieuwe partner ook een deel van de subsidie krijgen? Dan geeft u de wijziging door in het aanvraagportaal op de webpagina Opschaling verduurzaamde PPS in het beroepsonderwijs met de knop ‘Aanvraag beheren’. 

De normale regels gelden: als een subsidieontvanger aanbestedingsplichtig is, dan geldt dat ook voor kosten binnen dit project. De decentrale aanbestedingsdrempel is nu € 215.000.

Tot vijf jaar na de vaststelling van het project. Toelichting: na het project doet de penvoerder namens alle deelnemers een aanvraag voor vaststelling van de subsidie. RVO beslist daarover in een brief. Vanaf de datum van die brief moet u de administratie nog 5 jaar bewaren.

Uitleg over de subsidiespelregels van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat vindt u op de subsidiespelregels ministerie van Economische Zaken en Klimaat op de website van RVO en de specifieke verplichtingen voor deze subsidie op deze pagina. 

Nee, u kunt de subsidie niet onderhands doorgeven. Wat wel kan is een wijzigingsverzoek doen bij RVO. 
U kunt wel taken uitbesteden, als ‘kosten derden’. Hiervoor gelden voor onderwijsinstellingen onder andere de aanbestedingsregels. 
 

Overleg met de andere deelnemers in de PPS om bijvoorbeeld tot een kostenverdeling te komen. De verantwoording is een taak van alle deelnemers samen. Het zijn geen subsidiabele kosten, dus die moet u zelf/samen dragen. Bekijk ook de beschrijvingen van de subsidiabele kosten en niet-subsidiabele kosten.

De subsidieontvangers in de PPS zijn zelf verantwoordelijk voor de verantwoording en zij communiceren via de penvoerder van de PPS met RVO. De penvoerder verzamelt de input en levert de verantwoording in bij RVO: voortgangsrapportages, eventuele wijzigingen, de eindverantwoording, antwoorden op eventuele aanvullende vragen of steekproeven van RVO.

Nee, de controleverklaring gaat alleen over de door de subsidieontvanger (=deelnemer die subsidie ontvangt) zelf gemaakte kosten. Toelichting: Volgens het Kaderbesluit nationale EZK- en LNV-subsidies (in het vervolg: het Kaderbesluit) moet iedere subsidieontvanger die meer dan € 125.000 aan subsidie wil vaststellen, een controleverklaring aanleveren. Het gaat daarbij niet over het project, maar over de individuele subsidieontvangers in het project. In bijlage 1.3 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies staat het controleprotocol. Daarin staat zelfs dat de accountant moet vaststellen dat het financieel verslag (van de subsidieontvanger) ‘uitsluitend kosten als subsidiabel zijn opgenomen die zijn gemaakt binnen de subsidiabele periode en voor rekening komen van de subsidieontvanger’. De controleverklaring mag dus niet gaan over kosten van andere partijen dan de subsidieontvanger zelf. Wel moet de controleverklaring volgens de NBA-voorbeeldteksten een passage bevatten over ‘andere informatie’, waarmee in deze context het eindverslag van het project wordt bedoeld. Iedere subsidieontvanger moet dus ook het eindverslag van het totale project naar de accountant sturen, zodat deze dit kan verwerken in de controleverklaring. De penvoerder verzamelt de controleverklaringen en voegt ze toe aan het vaststellingsverzoek.
 

Ja, voor deze subsidie is het controleprotocol voor EZK-subsidies van toepassing. Dit vindt u in bijlage 1.3 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies.

Dit doet u alleen bij de eindrapportage. En alleen door subsidieontvangers binnen de PPS die meer dan € 125.000 Opschalingssubsidie willen vaststellen. Dit bedrag geldt per subsidieontvanger binnen de PPS, zie ook het voorbeeld.

Iedere individuele subsidieontvanger die meer dan € 125.000 aan subsidie wil vaststellen moet een controleverklaring laten opstellen voor de eindverantwoording. De penvoerder verzamelt de controleverklaringen en voegt ze toe aan het vaststellingsverzoek.

De subsidieontvangers die meer dan € 125.000 opschalingssubsidie willen vaststellen, moeten daarnaast een controleverklaring aanleveren inclusief een globaal kostenoverzicht. Het bedrag van de andere subsidie zet u ook in het kostenoverzicht, en de accountant parafeert dit kostenoverzicht. Overleg bij de start van uw project met uw accountant hoe u uw administratie moet inrichten om de accountantscontrole gemakkelijk te kunnen doorlopen.

Overleg dit met uw accountant. 

Economische activiteiten kunt u niet uitvoeren binnen een opschalingsproject. In het opschalingssproject kunt u alleen niet-economische activiteiten uitvoeren. In uw administratie moet u beide typen activiteiten en de kosten daarvan gescheiden houden. Vraag advies bij uw accountant hoe u dit het beste kunt inrichten. De plicht voor het scheiden van economische en niet-economische activiteiten geldt overigens ook voor publieke partijen zoals onderwijsinstellingen. Bijvoorbeeld voor een hbo-instelling die ook contractonderzoek doet of een webshop heeft. Voor de eindverantwoording maakt het geen verschil of een subsidieontvanger privaat of publiek is. 

Het Kenniscentrum Europa Decentraal geeft hierover veel informatie: Terugvordering van steun - Europa decentraal. In het kort: als de EC constateert dat er ongeoorloofde steun is verstrekt, bv doordat zij een steekproef hebben gedaan, dan moet RVO het terugvorderen. Daar heeft RVO geen keuze in. De subsidieontvanger moet er dus zelf voor zorgen dat de activiteiten niet-economisch zijn en blijven. De subsidieontvanger kan niet erop vertrouwen dat het geen steun is, omdat RVO de aanvraag heeft goedgekeurd. De subsidieontvanger heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid. Dit geldt per individuele subsidieontvanger binnen de PPS.
 

(Onderwijs)activiteiten die zijn ontwikkeld en afgerond mogen direct na de ontwikkeling en voor het einde van het gehele project commercieel worden aangeboden voor verduurzaming van het project. Maar die activiteiten komen dan niet meer in aanmerking voor subsidie, omdat het op dat moment economische activiteiten zijn. Kosten voor economische activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidie. 

Let goed op dat u met betrekking tot de financiering van en de kosten en inkomsten uit economische activiteiten een gescheiden boekhouding dient te voeren, als u naast niet-economische activiteiten ook economische activiteiten verricht.